Saksan Toimitusketjun huolellisuusvelvoitelain (LkSG) 8 §:n 2. kohdan mukainen menettelysääntö
I. Valitusmenettelyn laatiminen ja tarkoitus
Miele on laatinut LkSG:n 8 §:n mukaisen valitusmenettelyn. Valitusmenettely tarjoaa yksilöille mahdollisuuden ilmoittaa ihmisoikeus- ja ympäristöriskeistä sekä ihmisoikeusloukkauksista tai ympäristövelvoitteiden rikkomuksista, joita on aiheutunut yhtiön taloudellisesta toiminnasta sen omalla tai jonkun sen suoran tai välillisen toimittajan liiketoiminta-alueella.
II. Vastuullisuus ja saavutettavuus
Valitusmenettelystä vastaa ulkopuolinen luottamusasiamies, jonka yhteystiedot ovat seuraavat:
Dr. Carsten Thiel von Herff, LL.M.
Loebellstraße 4
D – 33602 Bielefeld
Puh.: +49 521 557 333 0 / Matkapuhelin: +49 151 58230321
S-posti: ombudsmann@thielvonherff.de
Raportointialusta: www.report-tvh.com
Kotisivu: www.thielvonherff.de
Luottamusasiamies toimii riippumattomana ja itsenäisenä asianajajana. Hän on puolueeton eikä häneen sovelleta asian käsittelyssä mitään yhtiön ohjeita. Luottamusasiamiehellä on salassapitovelvollisuus. Pyydettäessä hän pitää tiedonantajan henkilöllisyyden salassa.
III. Valitusmenettely
Luottamusasiamies vastaanottaa valituksen ja keskustelee tapauksen tiedoista tarvittaessa valituksen tehneen henkilön kanssa. Valituksen tekijä saa aina valituksen vastaanottokuittauksen.
Luottamusasiamies tutkii, onko tapauksessa kyse LkSG:n tarkoittamasta velvollisuuden laiminlyönnistä tai muiden lakien tai sisäisten sääntöjen rikkomuksesta. Jos tällaisesta laiminlyönnistä tai rikkomuksesta on riittävästi merkkejä, hän välittää saamansa tiedot hyväksyttävässä muodossa yhtiölle tutkittavaksi, ja yhtiössä tutkimuksen täytäntöönpanosta vastaa Vaatimustenmukaisuusosasto (Compliance Department). Luottamusasiamies ei suorita tutkintaa itse, jottei hänen puolueettomuutensa vaarannu.
Yhtiön tulee käsitellä vihje valituksesta lain ja sisäisten sääntöjen mukaisesti ottaen huomioon kaikkien asianosaisten edut. Tutkimus tulee suorittaa nopeasti ja ilman merkittäviä keskeytyksiä.
Henkilöitä, joihin tutkimus vaikuttaa, on kohdeltava oikeudenmukaisesti ja kunnioittavasti. Syyttömyysolettamaa sovelletaan kaikkiin asianosaisiin. Jokaiselle on annettava oikeus tulla kuulluksi. Tästä syystä valituksen asianosaisille on ilmoitettava ilmiantajan tekemästä ilmiannosta mahdollisimman pian ilmiannon vastaanottamisen jälkeen ja heille on kerrottava heidän oikeuksistaan saada tietoa ja vaatia oikaisua. Jos kuitenkin on olemassa vakava uhka, että asianosaisille ilmoittaminen vaarantaisi vihjeen tutkimisen, sitä voidaan lykätä, kunnes tutkimus on suoritettu loppuun tai kunnes uhkaa ei enää ole.
Yhtiö vastaa tutkinnan kohteena olevien tietojen lainmukaisesta arvioinnista sekä sopivien, asiattomien liiketoimintakäytäntöjen lopettamiseen ja ehkäisyyn tähtäävien toimenpiteiden päättämisestä, mitä varten se voi kysyä neuvoa luottamusasiamieheltä. Toimenpiteitä voivat olla esimerkiksi asianmukaisen siviilikanteen nostaminen tai viranomaiselle ilmoittaminen. Vaikkei mitään rikkomuksia löytyisikään, voi olla soveliasta tehdä ehdotuksia työ- ja liiketoimintamenettelyiden sekä organisaation sääntöjen ja käyttäytymissääntöjen muuttamiseksi.
Valituksen tehneellä on milloin vain oikeus saada luottamusasiamieheltä tietoa tapauksen käsittelyn etenemisestä. Kolmen kuukauden kuluttua valituksen vastaanottamisesta sen tekijälle kerrotaan, mihin toimiin on ryhdytty. Viimeistään, kun prosessi on saatu päätökseen, luottamusasiamies ilmoittaa hänelle tuloksesta lain sallimassa laajuudessa.
IV. Valituksen tehneen henkilön suojaaminen
Ilmiantaja on yleensä suojattu syrjiviltä tai kurinpidollisilta toimilta. Mitään häneen suoraan kohdistettavia kostotoimia ei sallita. Jos havaitaan merkkejä ilmiantajiin kohdistetuista kostotoimista, luottamusasiamieheen on otettava välittömästi yhteyttä.
Mikäli luottamusasiamies on taannut tiedonantajalle luottamuksellisuuden, hän ei paljasta tämän nimeä ja henkilöllisyyttä yhtiölle tai ulkopuolisille ilman tämän suostumusta. Mikäli luottamusasiamiestä kuulustellaan todistajana rikos-, siviili- tai muussa oikeudenkäynnissä, hän paljastaa tiedonantajan nimen ja henkilöllisyyden vain, mikäli on saanut tähän kirjallisen luvan sekä tiedon antaneelta henkilöltä että yhtiöltä.
Tiedon antaneen henkilön toive suojata henkilöllisyyttään on vastakkainen niiden henkilöiden edun kanssa, joihin tietojen paljastaminen vaikuttaa. Myös tästä syystä LkSG:n 8 §:n 2. kohdan mukaisen Menettelysäännön, mahdollisuus tehdä valituksia ja antaa vihjeitä, tahallista väärinkäyttöä ei sallita.Luottamusasiamiehen tulisi ensimmäisen haastattelun yhteydessä korostaa vihjeen jättäjälle, että mikäli tämä käyttää Valitusmenettelyä tahallisesti väärin, tämän henkilöllisyys voidaan paljastaa yhtiölle.
V. Tietosuoja
Luottamusasiamies varmistaa, että henkilötietojen lakisääteiset säilytysvelvollisuudet täyttyvät ja että tietosuojalakia noudatetaan. Kerätään vain valituksen tekijän henkilö-, tehtävä- ja yhteystiedot sekä asianosaisten tiedot sekä muut henkilötiedot, joita asian käsittely ehdottomasti vaatii. Lisäksi tapauksesta tallennetaan vain raportoidut tiedot, käsittelytiedot, sekä seurantatiedot ja tarkastuskertomukset.
Vihjeiden antamisen ja niiden tutkimisen yhteydessä tallennettuja henkilötietoja säilytetään kaksi kuukautta tutkimuksen päätökseen saattamisesta. Tätä aikaa pidennetään, mikäli tutkimusta seuraa kurinpidollinen tai oikeudellinen menettely tai muita riitoja, joiden käsittelyssä tietoja tarvitaan.
Tietosuojavastaava varmistaa säännöllisesti, että valitusmenettely on tietosuojalain mukainen.
VI. Valitusmenettelyn tehokkuus
Valitusmenettelyn tehokkuus tarkistetaan kerran vuodessa ja tilanteen mukaan esimerkiksi silloin, jos yhtiö olettaa, että uhkatilanne sen omalla tai sen suoran toimittajan liiketoiminta-alueella on merkittävästi muuttunut tai kasvanut esimerkiksi uusien tuotteiden, hankkeiden tai uuden liiketoiminta-alueen myötä.